ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y RECEPCIÓN.
LUNES A VIERNES
Horario de Lunes a jueves 8 - 1 / 3 -7 y Viernes 9 - 1 / 2 - 6
sábados y domingo descanso
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DEL PUESTO.
Responsable de la atención al cliente a través de llamadas telefónicas y de atención personalizada.
Responsable de la elaboración de facturas de la empresa.
Responsable del registro de datos de facturación de clientes en el sistema electrónicos, así como, de información de proveedores.
Responsable de la elaboración de cotizaciones en formato del Sistema AdminPaq.
Confirmación de saldos en cartera de clientes.
FUNCIONES DEL PUESTO.
Actividades diario:
Revisar los pendientes de un día anterior y darle el seguimiento correspondiente.
Contestar de manera amable y oportuna las llamadas telefónicas en área de recepción.
Elaborar recibos a los clientes por pagos anticipados.
Elaborar facturas para los clientes.
Recibir facturas de proveedores.
Elaborar órdenes de compras solicitadas por los diferentes departamentos.
Registrar las facturas elaboradas en formato Excel para un mejor control de las mismas.
Archivar de manera organizada las órdenes de trabajo de la empresa.
Elaborar cotizaciones de los insumos requeridos en la empresa.
Solicitar a proveedores precios de material para informarlo a la Dirección General.
Revisar periódicamente correos electrónicos para informarse de cotizaciones pendientes, ventas o información relevante.
Elaborar semanalmente en coordinación con Contador General con información fidedigna y clara, el reporte del estatus de ventas para entregar de manera oportuna a la Dirección General.
Manejar archivo físico de las facturas elaboradas de manera ordenada para entregarlas a Contador General el último día de cada mes.
Otras actividades:
Recibir por parte de Coordinador de Producción o Asesor de Servicio, las órdenes de trabajo una vez que han sido procesadas y el cliente ha recibido satisfactoriamente su orden de trabajo, para llevar un adecuado control de las mismas.
Revisar periódicamente que el área de botiquín de la empresa cuente con el material básico de primeros auxilios y sirva de apoyo para cualquier contingencia en la empresa.
Apoyar a la Dirección General y Contador General en actividades o tareas de la empresa cuando sea necesario.
Revisión periódica de precios de nuestros proveedores por medio de un cuadro comparativo para una mejor asignación de las órdenes de compra.
Llevar y enriquecer directorio de clientes con el mayor número de datos posibles (Nombre de la empresa, razón social, números locales y celular, nombre del contacto, etc.)
Apoyo al área de ventas con prospectación y programación de citas a sus empresas y a nuestro showroom.
FACULTADES Y DECISIONES MÁS COMUNES.
Forma de organizar los documentos a su cargo.
EQUIPO(S) QUE MANEJA.
Equipo de cómputo.
Equipo de oficina.
Calculadora.
Teléfono.
RESULTADOS DEL PUESTO.
Llevar un buen control administrativo de facturación, cotizaciones, órdenes de compra y registros de clientes y proveedores.
Atender con amabilidad a aquellas visitas que se reciban en la empresa, así como, llamadas telefónicas de clientes, proveedores y otros relacionados con la empresa.
Trabajar en equipo.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $12,000.00 - $14,000.00 al mes
Horario:
- Turno de 8 horas
Escolaridad:
- Licenciatura terminada (Deseable)
Experiência:
- puesto similar: 2 años (Deseable)
Lugar de trabajo: Empleo presencial