Administrativo General
*Reporta a Dirección
*Actividades Preponderantes
Llevar a cabo una organización interna eficiente, ordenando y maximizando todos los elementos necesarios.
*Actividades específicas
1.
Recibe órdenes de pedido internas por parte del área de Ventas para su facturación otorgándole los días de crédito pertinentes según el cliente y monto.
2.
Una vez facturados, dará original y copia para entregar la mercancía.
Una copia más la anexará al expediente del cliente y otra más para formar el consecutivo para contabilidad.
3.
Realizar captura de información en el archivo de facturación, respetando formato para estos términos, sin olvidar describir el producto vendido y proveedor.
4.
Se llenará el formato de cobranza para que arroje el día de pago automáticamente.
5.
Insertar comentario cuando exista Nota de crédito en dicha compra, descontándola del saldo a pagar.
6.
Después de que la mercancía haya sido entregada, obtener el documento que ampare el valor del producto para después efectuar el cobro de la misma, dicho documento deberá registrarse en los archivos y guardarse físicamente en cobranza, además de programarse en la agenda.
7.
Cada fin de mes, entregará el consecutivo de facturación a contabilidad.
8.
Entregar sólo el reporte de las facturas expedidas o Notas de crédito a contabilidad,
9.
Dar seguimiento de cobranza a los contra recibos, cheques y facturas por cobrar.
10.
Coordinarse con el departamento de contabilidad, respecto a la facturación y liquidación total de cada factura, así como del registro de abonos de cada cliente.
11.
Recibirá los cheques o el efectivo que cubren los documentos por cobrar y que hayan procedido, registrando la forma de pago, día y monto en el formato indicado.
12.
Proporcionar información y documentación a Finanzas.
13.
Día con día se organizará para realizar la cobranza y reportará a Finanzas el itinerario de cobranzas y entregas de producto para ese día.
14.
Cuando se registre el pago pasarán los documentos a Contabilidad.
15.
Identificará los pagos que se hagan por Internet y que Finanzas le solicite.
16.
Presentar reporte pertinente a Contabilidad, facturación y notas de crédito del periodo, y todos aquellos que se le soliciten de acuerdo a su función.
17.
Apoyar al Departamento de Ventas con información de proveedores precios y competitividad en el mercado.
18.
Recibir la factura original para elaborar contra recibo, verificando que el precio y las condiciones de crédito sean correctos, así como los datos fiscales de la compañía.
19.
Proporcionar documentos en tiempo al departamento staff contable para que la contabilidad sea elaborada dentro de los primeros 5 días de cada mes.
20.
Revisar los saldos actualizados de las cuentas por cobrar cuando se le solicite.
21.
Cuidar que la rotación de cartera sea menor a 40 días.
22.
Mantener saldos bancarios actualizados.
23.
Vigilar cheques circulando.
24.
Elaborar Notas de Crédito por devoluciones (por calidad) y rebajas (pronto pago, pago contado, promoción) sobre venta.
25.
Espera autorización para el departamento de Dirección para cada compra.
26.
Controlar caja chica manteniendo un fondo revolvente.
27.
Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores de insumos menores y enviarlas a Dirección para su autorización.
28.
Elaborar orden de compra foliada, consecutivo, con todos los datos de la compañía, día y condiciones de entrega y condiciones de crédito.
29.
Elaborar la entrada de almacén correspondiente.
30.
Revisar que la mercancía que se recibe coincida físicamente con la orden de entrada a almacén.
31.
Ver que se Acomode la mercancía en el almacén con no más de 1 día de atraso, una vez descargada en nuestras instalaciones, según el plano de ubicación de los productos en almacén.
32.
Participar en el levantamiento de inventario físico cada mes.
33.
Apoyar cuando se solicita salida de producto para muestras.
34.
Elaborar etiquetas para muestras o pedidos
35.
Coordinar la entrega de pedido a los clientes que estén ubicados dentro y fuera de la zona metropolitana de Guadalajara o enviarlos por la auto línea que le indique el departamento de crédito y cobranza
36.
Ir por los insumos menores y mayores que la compañía requiera
37.
Verificar que se lleve a cabo servicio de mantenimiento y aseo al equipo de transporte utilizado para la carga y entrega de mercancía
38.
Avisar de las condiciones mecánicas de las unidades de transporte utilizadas para los asuntos de la compañía., calendarizar el mantenimiento.
39.
Llevar a cabo el método de primeras entradas y salidas de materia prima.
40.
Mantener la materia prima bajo las condiciones de higiene y manejo recomendadas por el proveedor.
41.
Verificar que se Mantengan los anaqueles en buenas condiciones
42.
Mantener limpia su área
*Habilidades requeridas:
Facilidad de palabra
Actitud Positiva
Manejo del paquete computacional Office e internet facturación elect