Archivonomía

Coordinador Archivo Escolar

Objetivo.
Gestionar, organizar y conservar de manera eficiente la documentación y registros escolares, asegurando su accesibilidad, integridad y confidencialidad, considerando el cumplimiento de normatividad vigente aplicable, para facilitar la consulta de información interna y externa, contribuyendo a la mejora continua de los procesos.
Funciones.
- Recibir, registrar, digitalizar, organizar, archivar y conservar y mantener seguros los documentos que integran el expediente escolar de los alumnos; hasta el momento de su entrega a los mismos.
- Integrar los expedientes para la gestión del trámite de los títulos y cédulas profesionales.
- Brindar en todo momento una atención eficiente y amable dentro de todos los servicios que se proporcionan.
- Apoyo en los examenes de nuevo ingreso.
- Elaboración de reporte de actividades.
- Recibir y resguardar los títulos y cédulas de los alumnos graduado hasta el momento de su entrega.
- Manejar altos volúmenes de expedientes

Responsabilidades.
- Coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo.
- Clasificar de manera adecuada la documentación escolar, manteniendo un sistema eficiente que permitan la rápida localización de los archivos.
- Garantizar la correcta conservación de documentos, implementando medidas de preservación a largo plazo, como la digitalización de documentos.
- Asegurar el cumplimiento de la normatividad relacionada.
- Facilitar el acceso a los expedientes cuando sean requeridos por las autoridades correspondientes.
- Establecer un sistema de actualización de expedientes en caso de ser requerido.
- Capacitar al personal en el manejo y organización de documentos.
- Actualizar los procesos en caso de ser aplicable.