Tareas y responsabilidades
La/el asistente administrativo-operativo de proyecto será responsable de las siguientes funciones:
- Garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el Acuerdo de Socio Operativo (OPA) durante la ejecución, incluidos los informes y la gestión financiera adecuados en el proyecto.
- Aprobar y gestionar las solicitudes de recursos financieros utilizando los formularios establecidos en los anexos del OPA.
- Supervisar los recursos financieros y las cuentas del proyecto para garantizar la exactitud y fiabilidad de los informes financieros;
- Revisar las solicitudes de financiación y los informes financieros y de progreso, según lo exigido por el OPA, en su caso;
- Solicitar y registrar la documentación y las pruebas que describan el uso correcto y prudente de los recursos del proyecto, de conformidad con los términos del OPA, incluida la garantía de la disponibilidad de la documentación justificativa exigida por la FAO o los auditores designados;
- Apoyar en las tareas previas, durante y en la conclusión de las auditorías, spotchecks Revisión de Medio Término y la Evaluación Final en estrecha coordinación con la FAO México, la CONAFOR, los socios nacionales del proyecto y la Sede de la FAO en Roma;
- Informar al Comité de Seguimiento de Proyecto (CSP) y a la FAO de cualquier retraso o dificultad que pueda producirse durante la ejecución del proyecto, con el fin de garantizar la adopción oportuna de medidas correctivas y de apoyo.
- Monitorear que la normatividad de FAO se cumpla de acuerdo con cada una de las etapas del proyecto.
- Monitorear, revisar y documentar que el plan de trabajo asegure su vinculación con las actividades, productos y resultados establecidos en el plan original y el documento del proyecto o en las enmiendas que, en su caso, se propongan para la operación reglamentaria del proyecto.
- Seguimiento del presupuesto del proyecto a nível global, verificar la disponibilidad de fondos, asegurar que los gastos operativos se ajustan con los presupuestos aprobados. Cuando sea el caso validar con el área de administración la documentación que el proyecto presenta (facturas, listas de asistencia, etc.) sean coherentes en función de su plan de trabajo. Realizar informes de variaciones del presupuesto y llevar a cabo revisiones presupuestales cuando así sea requerido.
- Certificar fondos del proyecto y realizar las aprobaciones de recepción de bienes y/o servicios, cuando aplique, en el sistema GRMS. Asimismo, corroborar que las requisiciones ingresadas coincidan con lo establecido en el plan de compras y programa de trabajo actualizado y validado.
- Asistir en la preparación de los avances financieros e informes del proyecto a través de los instrumentos diseñados para este fin. Asistir al Representante Asistente de Programa en la formulación de propuestas y sistemas para mejorar el monitoreo del proyecto y revisión del avance presupuestal.
- Dar seguimiento al plan de compras con la coordinación del proyecto, asegurando la contratación de: servicios de apoyo técnico, compras, contratos de servicios, capacitación, viajes, equipo y suministros de acuerdo con los planes de trabajo y las normas y procedimientos aplicables al OPA.
- Preparar reuniones del grupo de acción del proyecto (task force), cuando así se solicite. Apoyar en la logística de las reuniones oficiales, grupos de trabajo, giras, talleres, acciones de capacitación, misiones, etc.
- Preparar y dar seguimiento a las medidas requeridas para la conclusión del proyecto, disponer lo necesario para la presentación oportuna y apropiada de informes finales y atender los requerimientos derivados del cierre presupuestal del proyecto.
- Apoyar en la elaboración de documentos oficiales tales como las cartas acuerdo, con base en los lineamientos FAO, así como su seguimiento y monitoreo de acuerdo con las fechas establecidas.
- Apoyar en las sinergias institucionales generadas en el marco de una visión compartida del enfoque de manejo integrado de paisaje;
- Apoyar en conjunto con el área de recursos humanos y la Dirección del proyecto el diseño de los términos de referencia y evaluación de desempeño y competencia, como medio para asegurar la calidad de las actividades y el logro de los productos/resultados establecidos.
- Desempeñar otras funciones afines que le sean encomendadas.
LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Requisitos mínimos
- Formación universitaria en áreas sociales, ambientales, administración de empresas o disciplinas afines. Deseable Maestría en administración o disciplinas afines.
- Cinco años de experiência en cargos gestión programática en proyectos.
- Dominio del idioma español (nível c), conocimiento del idioma ingles (nível b).
Competencias fundamentales de la FAO
- Enfoque basado en los resultados
- Trabajo en equipo
- Comunicación
- Establecimiento de relaciones eficaces
- Intercambio d