Descripción del empleo Los requisitos de un Asistente Administrativo de Bienes Raíces (AABR) son realizar funciones para apoyar al equipo de ventas de bienes raíces y al equipo de cierre.
Regularmente preparará formularios,documentos y correspondencia de bienes raíces, y mantendrán sistemas de archivo en papel y electrónicos.
El AABR también se encargará de actualizar la información en la base de datos y archivos del Drive, así como solicitar pagos y coordinar la solicitud de las facturas asociadas a una venta cerrada.
Mantener los servicios de la oficina organizando las operaciones y los procedimientos de la oficina.
Coordinar la compra de cualquier equipo de oficina, materiales de marketing y cualquier otro negocio relacionado con suministros y materiales.
Mantener la eficiencia de la oficina mediante la planificación e implementación de sistemas de oficina.
Apoyo a los agentes para la gestión de todas las actividades relacionadas con la generación de prospectos y actividades como la programación, listado, exhibición de propiedades,negociación de contratos, etc.
Mantener la fluidez de status de los compradores potenciales en la base de datos.
Manejo de programa de reservaciones para asistir a los Agentes en cuanto a la disponibilidad de Villas para mostrarlas a clientes potenciales.
Mantener conocimientos profesionales y técnicos.
Coordinación con el departamento de TI.
Brindar apoyo a los miembros del equipo.
Atención al detalle y habilidades de liderazgo.
Habilidades de comunicación.
Habilidades computacionales.
Habilidad para enfrentar cualquier situación con proactividad.
Capacidad de análisis.
Capacidad para comunicarse clara y agradablemente en inglés con los huéspedes, compañeros de trabajo y la gerencia a su comprensión, tanto en persona como por teléfono.
Mantener la confidencialidad de toda la información del cliente.
Trabajo efectivo bajo presión.
Coordinar, programar y dar seguimiento a las comisiones de los Agentes de Ventas hasta que se realice el pago de las mismas en tiempo y forma.
Informar y dar seguimiento con las oficinas de HOA sobre pagos a propietarios por haber referido a un comprador.
Cuentas por pagar Dar seguimiento con el Agente de Ventas referente a nuevas propiedad en venta desde recabar la información necesaria del Listing hasta la ejecución del Contrato de Mediación de reventa.
Mantener al día la lista de precios de los Listings.
Crear un archivo con los documentos correspondientes a los Listings activos.
Asistir al Agente al llenado del Contrato de Mediación de Venta, registrar la propiedad en la plataforma de MLS, recopilar los documentos requeridos para enumerar la propiedad, obtener firmas de las partes involucradas y actualizar los listados de MLS según sea necesario.
Asistir al Agente al llenado de documentos relacionados con las ventas realizadas.
Ingresar y mantener actualizada toda la información necesaria en la base de datos del cliente (CRM).
Solicitud de documentación de compradores/vendedores.
Dar seguimiento a los documentos requeridos para completar las transacciones de Compradores y vendedores desde el acuerdo de compra ejecutado hasta el cierre.
Coordinar la apertura y el seguimiento de las cuentas Escrow.
Coordinar inspecciones de propiedades, ayudar en las solicitudes de reparación y coordinar la finalización de las reparaciones según sea necesario.
Proveer la documentación recopilada de Comprador y Vendedor al abogado de cierre.
Dar seguimiento a los clientes para que la entrega de Apostillas se realice en tiempo y forma.
Informar a la oficina de HOA de los nuevos propietarios proporcionando su información de contacto y pagos de HOA de ser necesario.
Enviar un reporte semanal al Abogado de Cierres de todas las actividad realizadas y pendientes.
Actualizar y mantener regularmente la comunicación con clientes, agentes, etc.
Requisitos Conocimiento/experiencia en bienes raíces Inglés Avanzado Oral y Escrito Detallista y organizado Capacidad para priorizar el flujo de trabajo de manera efectiva Conocimiento de Google Drive preferido Conocimiento de Word y Excel preferido Alto estándar de ética y confidencialidad para manejar información sensible Capacidad para ejercer buen juicio, mostrar iniciativa y ser proactivo Licenciatura en Administración o afín Información adicional Auberge Resorts Collection es una cartera de extraordinarios hoteles, resorts, residencias y clubes privados.
Aunque cada propiedad es única, todas comparten un enfoque artesanal del lujo y dan vida al alma del lugar a través de un diseño cautivador, una cocina y unos spas excepcionales, y un servicio amable pero discreto.
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