Asistente de Dirección
**Base: CDMX**
**Responsabilidades habituales**:
- Prepara documentos y materiales de presentación; criba y responde a la correspondencia, consultas y llamadas entrantes; realiza borradores de cartas e comunicados oficiales; organiza y asiste a reuniones; toma y distribuye las actas.
Capaz de expresarse en su propio idioma y en inglés
- Gestiona las citas y programas de los ejecutivos y realiza los preparativos de los viajes para hacer un uso adecuado del tiempo
- Recopila, compila, verifica y analiza la información que utilizarán los ejecutivos en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados
- Coordina reuniones / conferencias internas y externas y supervisa todos los detalles, como la planificación de las horas de las reuniones, los preparativos de los viajes de los asistentes y la disponibilidad de distintos materiales y actividades relacionados con las reuniones
- Facilita la comunicación entre ejecutivos y otros ejecutivos, managers y empleados así como con terceros como medios, clientes y el público
- Proporciona soporte administrativo especializado basado en proyectos si es necesario
- Maneja información confidencial y mantiene la seguridad de los registros y archivos de los ejecutivos
- Mantiene los registros administrativos y contables de los ejecutivos; supervisa, revisa y aprueba gastos estándar para garantizar la realización de las actividades de la oficina según los presupuestos establecidos
- Realiza otras tareas administrativas necesarias de manera individual para las que se requiere organización y discreción
- Planea, organiza y programa su propia carga de trabajo para que todas las actividades se realicen de forma eficaz y a tiempo
- Puede supervisar a empleados con menos antigüedad del departamento de ayudantes personales y secretarios
Requerimientos Mandatorios:
- Experiência previa como PA
- Capacidad para seguir procesos
- Buenas habilidades comunicativas
- Amplia experiência en tareas administrativas, de secretaria o similares
- Conocimiento general de las políticas y procedimientos de la empresa
- Capacidad para gestionar múltiples proyectos, tareas y asignaciones simultáneamente y de manera eficaz
- Habilidad y conocimientos demostrables en aplicaciones informáticas
- Perfil de atención al cliente interno y externo