Empresa mexicana te invita a formar parte de su equipo de trabajo como **Asistente ejecutiva **de dirección.Funciones principales- Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz:- Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes:- Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.- Coordinar los servicios de mensajería y Courier.- Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.- Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos:- Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.- Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.- Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos:- Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.- Reservar salones de conferencia u otros locales.- Confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.- Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.- Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.- Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.- Archivar y organizar documentos tanto en físico como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos:- Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital.- Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.- Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.- Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.- Gestionar y realizar reportes de gastos:- Llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la contabilidad y la facturación.Labores diarias- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.- Gestionar la agenda del ejecutivo, pautando citas tanto personales como profesionales.- Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y clientes u organizaciones.- Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.- Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticoTipo de puesto: Tiempo completoHorario:- Turno de 8 horas