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**Asistente ejecutiva****Responsabilidades principales**:- **Gestión de agendas y reuniones**:- Coordinar y gestionar la agenda del ejecutivo, programando reuniones, citas y eventos.- Asegurarse de que el ejecutivo tenga toda la información relevante antes de las reuniones.- Organizar y confirmar las citas, incluyendo la logística (reservas de salas, envío de invitaciones, etc.
).- **Atención telefónica y correspondencia**:- Filtrar y gestionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos, priorizando aquellos de mayor importancia.- Atender y gestionar solicitudes de clientes y proveedores, garantizando una atención eficiente y profesional.- **Manejo de documentación y archivo**:- Organizar y archivar documentos importantes, ya sean físicos o digitales, asegurando que la información sea fácilmente accesible.- Preparar informes, presentaciones y documentos que el ejecutivo necesite para tomar decisiones informadas.- Gestionar contratos, facturas, acuerdos y otro tipo de documentación importante.- **Coordinación de viajes y logística**:- Organizar los viajes de negocios del ejecutivo, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte y otros detalles logísticos.- Preparar los itinerarios de viaje y asegurarse de que todos los aspectos estén organizados para un viaje sin contratiempos.- **Apoyo en proyectos y tareas especiales**:- Colaborar en proyectos específicos y tareas que requieran seguimiento administrativo o logístico.- Asegurar que los plazos y las tareas sean cumplidos, manteniendo al ejecutivo informado sobre el progreso de las actividades.- **Relaciones interpersonales y gestión de contactos**:- Mantener y organizar una base de datos de contactos importantes (clientes, proveedores, socios comerciales, etc.
).- Actuar como enlace entre el ejecutivo y otros miembros del equipo o partes externas.- Organizar eventos corporativos, seminarios, reuniones con clientes o cualquier actividad que el ejecutivo necesite gestionar.- **Gestión de presupuestos y gastos**:- Controlar los gastos relacionados con los viajes y actividades del ejecutivo, asegurando que se ajusten al presupuesto.- Preparar informes de gastos, reembolsos y otros aspectos financieros relacionados con las actividades del ejecutivo.
**Competencias técnicas y habilidades**:- **Organización y planificación**:- Habilidad para gestionar múltiples tareas a la vez, manteniendo un alto nível de organización.- Capacidad para anticiparse a las necesidades del ejecutivo y gestionar los tiempos y plazos de manera eficiente.- **Habilidades de comunicación**:- Excelente capacidad de comunicación verbal y escrita, siendo capaz de redactar correos y documentos de manera profesional.- Habilidad para interactuar con personas de diferentes níveles jerárquicos y departamentos de la empresa.- Capacidad para filtrar la información y transmitir lo esencial a la persona ejecutiva