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**Posición objetivo**:Asistente Ejecutiva es la encargada de brindar al del director de la OSC apoyo directo, para planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.
Estará en estrecha comunicación con otros gerentes de oficina de la región.
**Requisitos**:- Grado Licenciatura- Experiência en el manejo de una amplia gama de tareas relacionadas con el soporte administrativo y ejecutivo- Excelente conocimiento de MS Office- Alto sentido de urgencia- Excelentes habilidades organizativas.- Honesto, discreto y con altos níveles de integridad.- Interactúa positivamente y trata a todas las personas con cortesía y respeto.- Sentido de urgencia- Respeta la confidencialidad- Bilingüe inglés/español- Horario disponibilidad- Disponibilidad de viaje**Principales Responsabilidades**:- Ser el primer punto de contacto y el vínculo entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y demás empleados, interactuando con ellos de manera profesional y efectiva- Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de ejecutivos.- Administre todas las llamadas entrantes y salientes, correos electrónicos, correspondencia, etc.- Supervisar notas, entregas e informes entrantes y salientes.- Coordinar servicios de mensajería.- Supervise, responda y reenvíe constantemente los correos electrónicos entrantes.- Actualizar y mantener las listas de contactos existentes.- Escribir y revisar presentaciones escritas, informes, presentaciones y hojas de cálculo.- Generar los informes correspondientes.- Entregar revisiones e informes a ejecutivos, comités y juntas directivas.- Administre el calendario profesional y el personal ejecutivo, así como los requisitos de cumplimiento, coordinando sus citas para garantizar una gestión eficaz del evento.- Asegurar que todos los proyectos y tareas se lleven a cabo a tiempo.- Reserve salas de conferencias u otros lugares.- Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la alimentación, además de encargarnos de la logística del evento.- Gestione las agendas de las reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.- Encárgate de los preparativos de viaje de los ejecutivos.- Archive y organice documentos físicos y digitales, como correos electrónicos, informes y otros documentos administrativos:- Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.- Interiorizar y conocer la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.- Administrar y reportar gastos:- Realizar tareas contables cuando sea necesario.- Coordinar las actividades del CEO con las demás plantas de la empresa.- Coordinar las actividades de los demás gerentes de oficina de la región.- Seguimiento de procesos migratorios.- Realización de reservas de hoteles y vuelos para el personal de la empresa.- Realizar los gastos de viaje de los socios y ayudarlos en este proceso