Misión del puesto: Coordinar y proporcionar apoyo administrativo y organizacional a la alta dirección, con el objetivo de optimizar el tiempo, mejorar la eficiencia operativa y garantizar que las actividades diarias se desarrollen de manera organizada y eficaz.
Actividades del puesto: Operativas - Coordinar la agenda del VP, Development programando citas, reuniones y entrevistas según sea necesario .
-Organizar y preparar las agendas de las reuniones, incluyendo los materiales necesarios y los participantes.
-Planificar, coordinar y organizar los viajes, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte, itinerarios y agendas de reuniones en el destino.
-Manejar información de carácter confidencial y sensible con el máximo nivel de discreción y respeto por las normativas de privacidad de la empresa.
-Seguimiento y conciliación de los gastos de los proyectos de construcción, manteniendo registros precisos.
-Coordinar y comunicarse con equipos internos, clientes y socios externos en nombre del director.
-Apoyar en la preparación y gestión de reuniones de integración, o celebraciones corporativas.
-Gestionar la participación del VP, Development en eventos, asegurando que toda la logística esté organizada y documentada.
-Supervisar el desempeño del equipo de construcción.
Administrativas - Realizar minutas claras y detalladas durante las reuniones para su distribución posterior.
-Preparar informes, presentaciones y documentos de apoyo para reuniones y decisiones estratégicas.
-Realizar investigaciones y recopilar información relevante para apoyar en la toma de decisiones ejecutivas.
-Mantener la documentación y base de datos de los diferentes proyectos de construcción organizada y actualizada.
- Preparar la información para la elaboración de contratos, órdenes de trabajo y/o órdenes de cambio.
Funciones genéricas: - Brindar un servicio excepcional a propietarios, huéspedes, proveedores, visitantes y colaboradores.
-Actuar con esmero y dedicación en las tareas que le sean asignadas y que contribuyan a la misión, alineadas a los valores organizacionales.
-Participar en juntas, actividades de integración, actividades de capacitación, campañas, y convocatorias en general a la que sea invitado y que contribuyan al logro de la misión de la empresa.
-Participar en las iniciativas de responsabilidad social y cumplir con los protocolos de seguridad de la empresa.
-Cumplir con el código de ética, reglamento interno del trabajo, políticas, procedimientos y estándares de operación de la empresa.
- Cumplir con el acuerdo de confidencialidad de la información.
Requisitos: Formación y requisitos: •Nivel de inglés avanzado oral y escrito •Experiencia mínima de 3 años en posiciones similares •Habilidades de organización y gestión del tiempo.
•Resolución de problemas •Atención a los detalles • Manejo de paquetería Office General