Ubicación: Oficina Central – Ciudad de México
Objetivo: Brindar soporte personal proactivo y de alta calidad a los miembros regionales ejecutivos de CPW LT, BEO en toda la región LATAM y el mercado mexicano.
Principales funciones:Apoyar una variedad de actividades administrativas específicas del área de trabajo.
Ejercer iniciativa y juicio en el manejo de materiales/consultas rutinarias y confidenciales.Gestionar proyectos (conferencias y eventos globales/regionales, reuniones globales/regionales/mexicanas, comunicaciones LATAM, etc.)
y contribuir al trabajo en comités y equipos.
Seguimiento de acciones delegadas por el VP al equipo.Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, los procedimientos de presentación de informes o los gastos y realizar los cambios apropiados.
Buscar la mejora continua en el servicio entregado.Manejar y examinar teléfonos y correos electrónicos y redirigir mensajes a las personas apropiadas, coordinar el flujo de información tanto interna como externamente.Elaborar memorandos, correspondencia rutinaria y básica, notas breves u otros documentos, utilizando procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos o software de presentación.
Leer y analizar proactivamente memorandos, comunicaciones y correos electrónicos entrantes para determinar su importancia, definir prioridades y tomar las acciones adecuadas.Elaborar informes, revisiones y presentaciones, asegurarse de que se sigan las políticas de formato de la empresa y recomendar revisiones.Liderar la comunicación con Reportes Directos, Asistentes de Mercados, RRHH, equipo LATAM y otras unidades.Asistencia en la organización de eventos especiales y cualquier conferencia bajo el liderazgo del Jefe de la Unidad.Organizar la logística y montaje de talleres/eventos/seminarios externos o internos.Organizar los arreglos de viaje y la logística (avión, hotel, automóvil, visa) de acuerdo con la Política CPW y coordinar con los mercados cuando corresponda en caso de visitas.Elaboración y seguimiento de informes de gastos.Crear y dar seguimiento al proceso P2P (PR/PO/SES).
Actuar como aprobador de solicitudes de SAP.Lo que te hará exitoso:Titulados en Administración de Empresas, Finanzas, Ing.
Industrial o afines.Inglés Avanzado.3 a 5 años de experiencia asistiendo a Ejecutivos.Conocimientos en manejo de agendas, gestión de eventos y viajes.
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