**Descripción de puesto de**
Jefe directo: Supervisor de Equipo
Supervisión a ejercer: No cuenta con personal a su cargo
Formación académica:
Diplomado o Bachiller en Administración de Empresas
Años de experiência: 2-3 años
Objetivos del puesto:
Las tareas principales como de brindar asistencia y acompañamiento a las actividades normales que desarrolla una empresa.
Atender a los clientes y usuarios brindándoles asistencia con la información o asistiéndoles en la resolución de quejas.
**Habilidades y Capacidades**:
- Conocimientos de ofimática (base de datos, hojas de cálculo, procesadores de texto, programas de autoedición ).
- Habilidades de comunicación.
- Ser organizado.
- Capacidad para gestionar el tiempo y los recursos.
- Buena memoria.
- Destreza con programas informáticos.
- Habilidad para la mecanografía.
- Capacidad de síntesis.
- Capacidad de trabajo en equipo.
- Buen nível de escritura, ortografía y comprensión lectora.
- Eficiencia y productividad.
Funciones principales del puesto (responsabilidades primordiales del puesto)**:Atender a los clientes y usuarios: presencial, virtual, telefónica.
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**1- Gestión de documentos**
Una de las principales funciones de un asistente administrativo consiste en ayudar a los miembros de la oficina con la gestión de documentos y archivo, esta tarea está relacionada con el almacenamiento, organización y administración de archivos.
En ciertas ocasiones también puede ser necesario que escriban, editen y revisen documentos.
Registrar las actas de las reuniones que se desarrollan.
De preferencia comprensión y manejo de la terminología y los procedimientos de valuación.
Informar sobre las consultas de los clientes
**2- Planeación de eventos **La planificación de eventos de oficina, dicho evento puede ser simplemente una junta o un almuerzo de negocios, pero también puede ser un congreso o una fiesta empresarial de mayor tamaño.
Esto incluye contactar proveedores, hacer reservaciones, elegir menús y decoración.
Pero también incluye contactar, invitar y confirmar a los asistentes, ponentes y conferencistas en caso de que esto sea necesario.
**3- Atención presencial a usuarios y visitantes**:Recibir a los clientes.
Cuando esto sucede, su labor está encaminada a orientarlos y atenderlos durante su paso por las instalaciones de la empresa.
**5- Administración de agendas **La gestión de agendas esta responsabilidad incluye recibir las solicitudes de citas y reuniones vía telefónica, presencial o por Internet, y organizarlas en la agenda según los criterios definidos.
También incluye la programación de reuniones dentro y fuera de la empresa, almuerzos de trabajo y viajes de negocios.
En estos últimos casos también es responsabilidad del asistente la reserva de vuelos, hoteles, restaurantes o salas de reuniones según sea necesario.
**6- Contabilidad **Responsables del monitoreo y el registro de los gastos que se producen dentro de la empresa.
Estos deberes pueden ser simples, como el registro de ciertos gastos en una hoja de cálculo.
**7- Gestión tecnológica**.
En este sentido, su responsabilidad es garantizar que todas las herramientas necesarias para el desarrollo normal de las actividades que están bajo su responsabilidad.
Funciones adicionales del puesto: Participar en reuniones de mejoramiento de procesos.
Investigar sobre casos no resueltos.
**8- Recogida de correspondencia y paquetería **La recepción y entrega de correspondencia y paquetería.
Este estará al tanto de los seguimientos de envío y de la realización de pagos si así fuese necesario.
A su vez, debe gestionar la correspondencia y entregarla a los departamentos correspondientes.
**9- Administración de los datos del personal **El auxiliar administrativo deberá tener controlado los datos personales de los empleados de la empresa o institución.
Esto servirá para que, llegado el caso de que sea necesario, el auxiliar pueda facilitar la información de manera rápida.
Para ello, se encargará él mismo de obtener los datos identificativos o de interés de cada empleado.
**10- Transcripción de información **En reuniones, es posible que se requiera la presencia del auxiliar administrativo para tomar nota de lo expuesto y luego transcribirlo a formato escrito.
Lo mismo ocurrirá si algunas conversaciones son tomadas por audio y requieren ser transcritas.
Tipo de puesto: Tiempo completo, Por tiempo indeterminado
Salario: $6,000.00 - $8,000.00 al mes
Horario:
- De guardia
- Lunes a viernes
- Turno de 8 horas
- Turno matutino
Prestaciones:
- Aumentos salariales
- Horarios flexibles
- Opción a contrato indefinido
- Seguro de vida
Educación:
- Técnico superior terminado (Deseable)
Lugar de trabajo: Empleo presencial