Coordinador de eventos
**Perfil**:
- Profesional titulado o trunco de licenciatura mercadotecnia, publicidad, relaciones públicas o afín.
- Inglés Intermedio
Actividades:
- Registrar cada evento en el SIA: dirección de sede, horarios, precios, teléfono para informes, invitación, patrocinadores, información adicional..
- Coordinar con área de marketing el envío de mailing de invitación de cada evento, confirmación de asistencia.
- Brindar información telefónica y/o vía correo acerca de cada uno de los eventos a empresas interesadas.
- Asesoría y apoyo a socios en el uso del SIA: registro de cambios, reservación para asistencia a eventos, contactarlos con finanzas para solicitud de su factura..
- Verificar con Sistemas cualquier falla, error, omisión de registro, registros sin procedencia, con el fin de que sea un proceso de registro muy sencillo y claro para los socios.
- Revisar reportes en el SIA de reservados y/o formato, checar que tengan el envío del QRL.
- Habilitar cupones en cada evento: patrocinadores, invitados especiales, oradores, prospectos.
- En coordinación con Diseño y Marketing, preparar el mapa con el seating por mesa. Compartirlo con todo el staff de cámara que vaya a apoyar al evento.
- Coordinar el registro en cada evento.
- Validar lista final de asistentes con datos completos para compartir con (1) Desarrollo de Negocios - para envío a patrocinadores; (2) Marketing -para envío de encuesta - y (3) Finanzas - para cuadrar asistentes vs. facturas
- Solicitar cotizaciones y realizar comparativo de precios para selección de sedes y proveedores necesarios como catering, audio, video, flores, registro, fotografía, traducción, mudanza, manteles, mobiliario, entretenimiento, planta de luz, valet parking, seguridad, por mencionar algunos.
- Preparar orden de servicio para la sede, enviarla y verificarla.
- Preparar bitácora de entrada y salida de proveedores. Coordinación de proveedores en evento.
- Proponer roles de staff en cada evento, especificando funciones. Enviarlo por escrito.
- Supervisar el montaje y desmontaje de acuerdo a las especificaciones solicitadas.
- Recibir el salón de la sede en cada evento y estar en contacto con el staff del hotel.
- Definir asientos disponibles y verificar en el evento el NO Show, checar asientos ocupados vs. orden de servicio.
- Revisar el cheque final de la sede.
- Entregar sede.
Tipo de puesto: Tiempo completo, Por tiempo indeterminado
Sueldo: $17,000.00 al mes
Horario:
- Lunes a viernes
Lugar de trabajo: Empleo presencial