Riviera Maya
Posición: Event Services Coordinator Grupo de Trabajo: Grupos y Eventos
Lugar de Trabajo:Grupos y Eventos
División: Ventas y Mercadotecnia
Reporta a: Grupos y Eventos
Coordinador de grupos y eventos se destaca por ser una posición con línea directa con Gerentes Departamentales y con los demás talentos referentes a distintas áreas administrativas y operativas, con propósito de coordinar de manera satisfactoria cualquier requerimiento que se llegara a presentar.
Identificar las necesidades de los grupos y bodas, coordinación de amenidades, llegadas y salidas, transportación, logística de proveedores, montajes en locaciones para eventos a fin de contribuir con un cierre exitoso del programa (Grupo/Boda).
I. Operación de Grupos y Bodas - 1.1 Llegadas y Salidas - Participación de junta de llegadas.
- Revisión de Rooming List.
- Tener completo conocimiento respecto a las cualidades del hospedaje, de acuerdo con las necesidades del grupo con la inspección de habitaciones a las llegadas.
- Llevar tarjetas de bienvenida a Suite Service para la amenidad de llegada.
- Recibir y dar la bienvenida a los Coordinadores, Notables, Wedding Planners y Novios de una manera cortes y amable; tener la habilidad para mantener una conversación con el huésped de una manera natural y espontanea.
- 1.2 Montaje de evento en locaciones - Agenda de proveedores en la fecha de su servicio con una explicación de horarios de montaje, códigos de vestimenta y conducta y señalamiento oportuno de su acceso a la propiedad.
- Tener el conocimiento de información respectiva al evento en cuestión como horarios, menú, proveedores lay out, notables, etc.
- Asegurarse de que el lugar de trabajo y sus alrededores se mantengan limpios y ordenados en todo momento.
- Verificar que se esté llevando a cabo el montaje acorde a la información proporcionada por el departamento de Grupos y Eventos, se revisara esto en caso de cuestiones externas afecten el proceso.
- 1.3 Servicio al Cliente - Proveer un servicio cortés, profesional, eficiente y flexible en todo momento.
- Tener completo conocimiento de los servicios e instalaciones ofrecidos por el hotel.
- Servir a nuestros huéspedes de una manera tranquila, discreta y cortes, respetando los estándares de tiempo.
- Habilidad para poder contestar e-mails o atender llamadas con clientes de futuros eventos y dar seguimiento a las necesidades que tengan.
- Anticipar las necesidades de los Grupos, responder con prontitud y otorgar reconocimiento a todos los huéspedes, no importa que tan ocupado se esté.
- 1.3 Amenidades y Actividades sobre Grupos y Bodas - Tener completo conocimiento de las actividades del Grupos/Bodas, incluyendo llegadas, salidas, eventos, actividades programadas tanto dentro como fuera del Hotel.
- Coordinar con todos los departamentos las necesidades del Grupo/Boda, de una manera cortés, amable y profesional.
- Asistir al coordinador y Wedding Planner a revisar la agenda del Grupo/Boda, para poder organizar las actividades del día, así como el resto de su estancia.
- Reportar las quejas o problemas de huéspedes del Grupo/Boda a los coordinadores y Gerentes del hotel, y encontrar una solución inmediata dando seguimiento al mismo.
- Comunicar a los centros de consumo las reservaciones solicitadas por medio de nuestro departamento.
- Habilidad para poder coordinar eventos y comunicar apropiadamente la información a todos los departamentos.
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