Descripción del empleo PROPOSITO Bajo la orientación general del General Manager o cualquier otro líder autorizado por la dirección, realiza el trabajo administrativo en nombre del General Manager.
Esta posición debe asegurar que todas las tareas administrativas estén organizadas para que el General Manager pueda maximizar su tiempo en tareas estratégicas.
DEBERES Y FUNCIONES Actuar como primer punto de contacto: gestionar la correspondencia y las llamadas telefónicas.
Gestionar agendas y organizar reuniones y citas para el General Manager.
Reservar y organizar viajes, transporte y alojamiento para los viajes de negocios del General Manager.
Organizar eventos y conferencias relacionados con el equipo ejecutivo en nombre del General Manager.
Recordar al General Manager y al equipo ejecutivo sobre tareas y fechas importantes.
Redactar, compilar y preparar informes, presentaciones y correspondencia.
Gestionar bases de datos de la Oficina Ejecutiva y archivar informes.
Representar al hotel de manera respetuosa y mantener una relación cercana con proveedores.
Responder y gestionar comentarios en la web del hotel y corporativos que se dirijan al hotel.
Asegurarse de que se implementen y mantengan los estándares de Forbes.
Ofrecer asistencia al personal de nivel senior, incluyendo pero no limitado a: informes de gastos, reservas y asistencia en viajes.
Ser responsable del mantenimiento regular de las fotocopiadoras y sistemas de infraestructura de oficina con el apoyo de proveedores y la administración del edificio.
Realizar encuestas/investigaciones telefónicas según sea necesario.
Asegurar un manejo discreto y confidencial de todos los asuntos de negocios.
Mantendrás una actitud positiva y prestarás atención a los detalles durante todo el turno.
Como parte importante de un equipo, intentarás ayudar a los compañeros que necesiten asistencia tanto del departamento como de otros departamentos.
Mantendrás la calma en los periodos de mayor actividad para realizar el trabajo de manera eficiente y pedirás ayuda cuando sea necesario.
Cualquier otra tarea razonable asignada por el supervisor o gerente.
Reconocemos que estamos en la industria de la hospitalidad y eso puede requerir que proporcionemos servicio lateral.
En ocasiones, solicitaremos a cada miembro del equipo que realice diversas tareas relacionadas según sea necesario, en aras de brindar un servicio excepcional al cliente.
Requisitos Al menos dos (2) años de experiencia en una posición similar, preferiblemente en un hotel de lujo, all inclusive o resort.
Experiencia previa en servicio al cliente preferible.
Capacidad para ser innovador y creativo, contribuyendo con nuevas ideas para mejorar la experiencia del equipo.
Capacidad para ser ingenioso, creativo y mantener flexibilidad.
Capacidad para mantener excelentes relaciones con el personal y mantener la confidencialidad en todo momento.
Conocimiento avanzado de sistemas informáticos como Microsoft Office (Word, Excel, Outlook y PowerPoint), Canva.
Capacidad para pasar largos períodos de tiempo viendo una pantalla de computadora.
Capacidad para realizar múltiples tareas, trabajar en un entorno rápido y tener una gran atención al detalle.
Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar con otros para promover un ambiente de trabajo en equipo.
Debe ser observador y responder rápidamente a diversas situaciones, así como realizar múltiples tareas y manejar situaciones estresantes.
Debe tener excelentes habilidades de comunicación y ser capaz de leer, escribir, hablar y entender Inglés y Español.
Tienes la capacidad de asumir responsabilidades, resolver problemas y tomar decisiones efectivas.
Aprendes rápido, con una mentalidad de crecimiento y dispuesto a hacer las cosas de manera diferente y probar (casi) todo una vez.
Sabes cómo responsabilizar a las personas, pero también hacer que se sientan bien al mismo tiempo.
Eres humilde y amable; piensas en grande y animas a tu equipo a creer.
Quieres ser parte de un equipo que trabaja duro, se apoya mutuamente y se divierte en el camino.
Información adicional Lo que te espera... La oportunidad de unirte a un grupo internacional e innovador y de rápido crecimiento, comprometido no solo con la construcción de nuevos hoteles, sino con la creación de una marca global.
La posibilidad de desafiar la norma y trabajar en un entorno que es tanto creativo como gratificante.
Formar parte de un equipo que es muy apasionado por crear grandes experiencias de hotelería y explorar nuevas ubicaciones con cada oportunidad.
Un paquete competitivo y muchas oportunidades de desarrollo.
