1.
Recibir instrucciones e indicaciones por parte de la Gerencia General y Dirección de Ventas para el desarrollo de las funciones del Depto.
De Grupos y Convenciones.
2.
Distribución, seguimiento y supervisión de la aplicación de políticas y procedimientos por el Staff del departamento de Grupos y Convenciones.
3.
Supervisar el seguimiento adecuado al cliente por parte del Staff del Departamento de Grupos y Convenciones
4.
Atender y dar seguimiento de solicitudes de Mayoristas, así como distribución de cuentas y solicitudes al Staff del departamento de Grupos y Convenciones para su debido seguimiento.
5.
Revisar todos los programas de grupos asegurándose que la información sea la correcta, precisa y concisa.
7.
Supervisar el registro y actualización en el chart correspondiente de grupos y/o evento.
8.
Supervisar que la revisión de charts de grupos tentativos y confirmados se lleve a cabo con el Departamento de Reservaciones y Gerencias de Ventas de Grupos Nacionales e Internacionales.
11.
Bloquear salones para eventos de grupos y/o banquetes, una vez recibido el convenio firmado y pago correspondiente.12.
Seguimiento y recopilación de información de las necesidades de los grupos y/o eventos para la debida operación una vez que llegan al Hotel.
13.
Abrir folio maestro y envío de instructivo y orden de servicio (BEO) a las áreas involucradas de acuerdo a las necesidades confirmadas por el cliente.
14.
Verificar el correcto bloqueo de habitaciones de grupos confirmados una vez recibidos el convenio firmado y pago correspondiente.
15.
Revisar que el rooming list de grupos esté ingresado correctamente en el sistema y de acuerdo a los requerimientos del cliente.
16.
Supervisar constantemente el sistema, evitando que haya tarifas mal aplicadas y evitar que haya cuentas con más de 5 días con pagos pendientes por aplicar.
17.
Supervisar el Check-in del grupo, brindando apoyo y presencia continua durante la estancia del grupo y evento.
18.
Supervisión y dirección de eventos, verificando lo solicitado y necesidades del cliente, así como el apoyo y presencia continua durante el evento.
19.
Coordinar personalmente los grupos VIP y aquellos solicitados directamente por la Gerencia General y por la Dirección de Ventas
20.
Revisar folios maestros con el cliente para cargos de servicios durante el evento y cierre del folio.
Revisar las rentas diarias y cierre del folio del grupo en coordinación con el auditor de grupos.
21.
Revisar comentarios y sugerencias de grupos y eventos para su seguimiento y mejora en su caso.
22.
Revisar y actualizar el material promocional del departamento.
23.
Revisar y analizar precios y servicios de la competencia para mejorar nuestra posición en el mercado.
24.
Programar y llevar juntas de pre
- convención con todos los involucrados.
25.
Atender visitas de inspección.
26.
Asistir a las juntas de negocio y ventas, así como a las juntas de comité operativo.
27.
Conservar comunicación constante de sondeo con los gerentes de área para detectar áreas de mejoras en la coordinación de grupos.
28.
Asistir a eventos de promoción.
29.
Coordinar visitas a Casas de Incentivos y diferentes tipos de empresas para la promoción y venta de grupos y eventos.