Office manager
OBJETIVOS:
Asignación eficiente de recursos, en base a costo-beneficio, reduciendo costos innecesarios, así como mantener en las instalaciones y servicios en óptimas condiciones.
RESPONSABILIDADES:
Adquisición y asignación oportuna de recursos y herramientas de trabajo, buscando costo-beneficio y mejores tiempos de servicio (Equipo de Cómputo, Equipo Telefonía Móvil, Automóviles).
Ejecutar y controlar la asignación de los recursos presupuestados por la organización (CapEx y caja chica de funcionamiento).
Responsable por presentar mejoras a los servicios otorgados, siempre buscando diferentes formas de hacer mejores cosas para mejores resultados.
Emisión y mantenimiento de la documentación entrega de herramientasde trabajo.
Gestión y resguardo de Contratos de Arrendamiento y Servicios, negociando condiciones, tarifas y créditos (Renta oficinas, Servicio Limpieza, Banda Ancha, etc.).
Control y resguardo de expedientes autos propiedad de la empresa, conteniendo la documentación para control de tenencias, seguros, verificaciones, bitácora de mantenimiento, asegurando el buen estado de las unidades.
Administración de equipos celulares, control de consumos, asignación de planes, así como el resguardo de equipos.
Compra de planes ?roaming?
para viajes al extranjero.
Coordinación eventos especiales, donde tenga presencial cualquier negocio del grupo, buscando la mejor opción en espacio, cuidando la imagen/identidad de cada negocio, (Plastimagen, Expo Plásticos Guadalajara), contratando espacio, diseño de stand, así como adquisición y suministro de (Material impreso y promocional, têxtiles, etc.).
Coordinación con IT Support México, para el control, adquisición y asignación de equipo de cómputo, así como cualquier servicio relacionado con los sistemas operativos de telefonía fija, móvil,banda ancha, mantenimiento equipos e impresoras, control de acceso reconocimiento facial de las oficinas.
Supervisar los mecanismos utilizados para la conservación y mantenimiento de las instalaciones en las oficinas, (plomería, carpintería, pintura, limpieza diaria a las oficinas y programa de limpieza a ductos/rejillas aire acondicionado, así como al site).
Supervisar Atención al cliente interno,resolviendo necesidades (tarjetas de control de acceso al edificio, espacio estacionamiento fijo, estacionamiento público (fuerza de ventas), tarjetas de gasolina, tarjetas de presentación, etc.
Supervisar Venta autos, gestionando contrato compra venta, firma responsiva, así como asegurar la baja de las placas.
Aprobación listado tesorería, para asegurar el pago en tiempo y formaa los proveedores de servicios y de cualquier adquisición que se realice.
Programa Listo.
Ejercerliderazgo para guiar, y motivar al personal a su cargo para el logro de los objetivos de la organización.
Seleccionar y evaluar al personal a su cargo.
Asistir y participar en juntas y reuniones de trabajo según se requiera
Observar las políticas y procedimientos de la organización.
Mantener informada a la Gerencia de cualquier actividad o conflicto que pudiera afectar sus funciones.
Cuidar las herramientas de trabajo proporcionadas, así como supervisar que el personal a su cargo también lo haga.
EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Administración o afín
Mínimo 3 años de experiência en puesto similar.
Supervisión de Personal.
Idioma inglés avanzado.
Paquetería Microsoft Office Nível Intermedio.
Negociación con proveedores (términos de compra, forma de pago y/o crédito)