Serás responsable de apoyar en la gestión diaria de las actividades administrativas y operativas de la oficina. Este rol es clave para garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones, proporcionando soporte en la gestión de recursos, coordinación de servicios generales y tareas administrativas. Se espera que el candidato tenga un enfoque proactivo, habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas.
Responsabilidades Principales:
- Gestionar la recepción, coordinar el correo entrante y saliente, y recibir visitas.
- Asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones de la oficina (suministros, mobiliario, mantenimiento).Apoyar en la gestión de presupuestos y gastos de oficina,
realizando el seguimiento de pagos a proveedores.
- Coordinar el suministro de materiales de oficina y gestionar el stock necesario.
- Organizar y coordinar eventos internos o reuniones, asegurando la disponibilidad de recursos (salas de conferencias, catering, etc.).Apoyar en tareas administrativas, como la elaboración de informes, gestión de archivos y control de documentación.
- Colaborar con otros departamentos para asegurar una comunicación fluida y eficiente dentro de la oficina.
- Mantener actualizados los sistemas de gestión de la información y bases de datos.
- Gestión de viajes. Reserva de hoteles, compra de billetes de tren y avión, alquiler de pisos, etc. Revisión de facturas.
- Realizar otras tareas administrativas o de soporte que le sean asignadas.
Una vez dispongamos de oficinas físicas y flota de vehículos:
1. Compras generales. Compra de papelería y otros materiales.
2. Compra y gestión del mobiliario corporativo.
3. Gestión de la flota de vehículos corporativos. Búsqueda de vehículos renting, seguros de la flota,
control de gasto de la gasolina y mantenimiento de la flota.
4. Mantenimiento de oficina: control de los contratos de agua y luz de las oficinas. Gestión de los extintores y ascensores de las oficinas.
5. Envío de paquetes y documentación.
6. Control de los seguros de las oficinas.
Formación: Licenciatura o estudios técnicos en Administración, Gestión Empresarial o áreas relacionadas.
Experiencia: 1-2 años de experiencia en un puesto similar de administración o gestión de oficina.
Habilidades: Excelentes habilidades organizativas y capacidad para manejar múltiples tareas. Buen manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel,
PowerPoint) y de software de gestión de oficina.
Idiomas: Dominio del Ingles.
Competencias: Proactividad, capacidad de resolución de problemas, buena comunicación y habilidades interpersonales.